Arver erfüllt die GoBD technisch in allen fünf Punkten: Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Integrität (SHA-256), Auswertbarkeit und automatische Verfahrensdokumentation — auf Basis von §147 AO, HGB und der BMF-GoBD-Novelle Juli 2025. E-Rechnungs-Eingang für XRechnung und ZUGFeRD inklusive. Gehostet in Zürich, Schweiz.
Alle fünf Anforderungen der GoBD — Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Integrität, Auswertbarkeit, Verfahrensdokumentation — sind technisch umgesetzt.
Eingehende XRechnung- und ZUGFeRD-Dateien werden automatisch erkannt, strukturiert ausgelesen und mit Originalbyte revisionssicher archiviert.
Ein Klick erzeugt ein ZIP mit Originalen, index.csv (DATEV), audit_log.json und der aktuellen Verfahrensdokumentation für den Prüfer.
Historie
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) wurden über zwei Jahrzehnte weiterentwickelt. Die BMF-Novelle vom Juli 2025 hat E-Rechnungen (XRechnung und ZUGFeRD) und ihre Aufbewahrungspflichten ausdrücklich adressiert.
Das BMF veröffentlicht die ursprünglichen Grundsätze zur ordnungsgemäßen elektronischen Archivierung. Der Rahmen gilt bis heute: Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Integrität, Auswertbarkeit und Verfahrensdokumentation.
Klarstellung der Regeln zur elektronischen Speicherung. Cloud-Speicherung wird unter bestimmten Bedingungen ausdrücklich erlaubt. Anbieter müssen in der EU/EWR sitzen oder in einem Land mit angemessenem Datenschutzniveau.
Adressiert mobiles Scannen, internationale Standards und präzisiert die Rolle der Verfahrensdokumentation. Schafft die Grundlage für den künftigen E-Rechnungs-Empfang.
Adressiert E-Rechnungen ausdrücklich: Unternehmen müssen XRechnung und ZUGFeRD empfangen können und diese revisionssicher archivieren. Bestätigt, dass die bestehenden fünf GoBD-Anforderungen vollständig auf E-Rechnungen anwendbar sind. Legt Übergangsfristen für die B2B-E-Rechnungspflicht fest.
EU-Mitgliedstaaten führen schrittweise die B2B-E-Rechnungspflicht gemäß EU-Richtlinie 2014/55/EU (EN 16931) ein. Deutschland verlangt XRechnung bereits seit 2020 für B2G (Behörden) und weitet die Pflicht seit 2025 auf B2B aus.
Im Detail
Die GoBD definieren zusammen mit der TR-RESISCAN (BSI) fünf technische Kernanforderungen. Arver erfüllt alle fünf. Prüfer kontrollieren jeden Punkt in der Betriebsprüfung — hier ist, was sie prüfen und wie Arver die Anforderung erfüllt.
Principle
Originale dürfen nach Eingang in das Archiv nicht mehr verändert werden.
How Arver implements it
Arver speichert jedes Dokument mit O_EXCL (write-once) auf der Speicherebene. Die Datei wird angelegt und nie mehr verändert oder gelöscht — weder von Nutzern, noch von Administratoren, noch vom System selbst. Die einzige Möglichkeit, ein Dokument zu "ändern", ist eine korrigierte Version hochzuladen, die einen neuen Datensatz mit eigenem Hash und Audit-Eintrag erzeugt.
What auditors check
Prüfer versuchen, ein Dokument zu verändern oder die Speicherebene zu inspizieren. Bei write-once-Speicherung schlägt jede Änderung fehl. Das Audit-Log protokolliert jeden Zugriff, sodass eine unautorisierte Änderung sichtbar wäre.
Principle
Alle Belege müssen erfasst sein. Kein Beleg darf fehlen.
How Arver implements it
Arver bietet drei Erfassungspfade, die zusammen alle Belegquellen abdecken: (1) E-Rechnungs-Eingang (rechnung@ihre-firma.arver.app) für eingehende E-Rechnungen, (2) Drag-and-Drop-Upload für Papier-Scans und andere PDFs, (3) automatische Erfassung von E-Mail-Anhängen. Das Compliance-Dashboard zeigt Lücken — wenn z. B. eine Woche lang keine Dokumente erfasst wurden, erscheint eine Warnung.
What auditors check
Prüfer gleichen das Archiv mit externen Quellen ab: Kontoauszüge (um zu bestätigen, dass alle Zahlungen Belege haben), Kassen-TSE-Logs, Posteingangs-Logs. Sie achten auf fehlende Zeiträume oder ungewöhnliche Lücken.
Principle
Jedes Dokument muss eindeutig identifizierbar und jede Manipulation erkennbar sein.
How Arver implements it
Arver berechnet beim Eingang einen SHA-256-Hash und speichert ihn zusammen mit dem Dokument. Die Audit-Log-Einträge sind verkettet: jeder Eintrag enthält den Hash des vorherigen Eintrags (prev_hash). Wird ein Dokument oder ein Audit-Eintrag geändert, bricht die Kette — die Verifikation erkennt dies sofort.
What auditors check
Prüfer führen eine Hash-Verifikation durch: Sie berechnen SHA-256 ausgewählter Dokumente neu und vergleichen mit dem gespeicherten Hash. Sie prüfen die Audit-Kette durch Neuberechnung aller Hashes. Abweichungen zeigen Manipulation.
Principle
Gespeicherte Daten müssen maschinenlesbar und von Steuer-Software verarbeitbar sein.
How Arver implements it
Arver exportiert den gesamten Archivinhalt als: (1) DATEV-kompatible CSV mit Belegnummer, Datum, Bruttobetrag, USt-Satz und SHA-256-Hash, (2) JSON-Manifest aller Dokumente, (3) maschinenlesbares audit_log.json mit den verketteten Hashes, (4) audit_chain_verification.json mit dem Ergebnis der Kettenprüfung. Das Export-ZIP ist direkt verarbeitbar von DATEV, BMD, Agenda oder jeder anderen Steuer-Software.
What auditors check
Prüfer können Daten in maschinenlesbarer Form anfordern, um eigene Analysen durchzuführen. Sie prüfen, ob der Export in Standard-Tools geöffnet werden kann und die Datenstruktur konsistent ist.
Principle
Sie müssen Ihren tatsächlichen Archivierungsprozess dokumentieren.
How Arver implements it
Arver generiert die Verfahrensdokumentation automatisch auf Basis der tatsächlichen Aktivität in Ihrem Archiv: welche Nutzer was hochgeladen haben, welche Integrationen aktiv sind, welche Aufbewahrungsfristen für welche Dokumente gelten. Sie ergänzen Ihre eigene Beschreibung (Prozess, Verantwortlichkeiten, Ausnahmen) und lassen sie durch die Steuerberatung freigeben.
What auditors check
Dies ist die häufigste Beanstandung in Betriebsprüfungen. Prüfer wollen eine aktuelle, korrekte Beschreibung Ihres tatsächlichen Prozesses sehen — keine Vorlage eines Softwareherstellers. Generische, nicht angepasste Vorlagen werden regelmäßig zurückgewiesen.
Aufbewahrung
Aufbewahrungsfristen sind in §147 AO und §257 HGB geregelt. Einige Belege werden 10 Jahre aufbewahrt, andere 6 Jahre. Die Frist beginnt immer mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht wurde — ein Beleg vom 15.03.2024 muss also mindestens bis 31.12.2034 aufbewahrt werden.
| Belegart | Frist | Rechtsgrundlage | Beispiele |
|---|---|---|---|
| Eingangsrechnungen (E-Rechnung) | 10 Jahre | §147 Abs. 3 AO, §257 Abs. 4 HGB | XRechnung, ZUGFeRD, PDF |
| Ausgangsrechnungen | 10 Jahre | §147 Abs. 3 AO, §257 Abs. 4 HGB | Eigene Rechnungen, Gutschriften, Storno |
| Kassenbons | 10 Jahre | §147 Abs. 3 AO | TSE-signierte Bons |
| Bankauszüge | 10 Jahre | §147 Abs. 3 AO | Monatsauszüge, Kontobestätigungen |
| Buchungsbelege | 10 Jahre | §147 Abs. 3 AO, §257 Abs. 4 HGB | Journal, Hauptbuch, Nebenbücher |
| Lohnunterlagen | 10 Jahre | §147 Abs. 3 AO, §41 EStG | Lohnkonto, Abrechnungen, Lohnsteueranmeldungen |
| Verträge | 10 Jahre | §257 Abs. 4 HGB | Mietverträge, Lieferverträge, Arbeitsverträge |
| Jahresabschlüsse | 10 Jahre | §257 Abs. 4 HGB | Bilanz, GuV, Anhang |
| Inventare | 10 Jahre | §257 Abs. 4 HGB | Jährliche körperliche Bestandsaufnahme, Bestandslisten |
| Verfahrensdokumentation | 10 Jahre | GoBD (BMF 2019) | Prozessbeschreibung Ihrer Archivierung |
| Handelsbriefe | 6 Jahre | §257 Abs. 4 HGB | Angebote, Auftragsbestätigungen, allgemeine Korrespondenz |
| Versandbelege | 6 Jahre | §257 Abs. 4 HGB | Lieferscheine, Frachtdokumente |
Formate
Deutschland kennt zwei Standard-E-Rechnungsformate. Beide basieren auf dem europäischen Standard EN 16931. Arver unterstützt beide nativ.
XRechnung ist das offizielle deutsche E-Rechnungsformat für Behörden (B2G) seit 2020 und für B2B seit 2025. Es ist ein reines XML-Dokument auf Basis von UN/CEFACT Cross-Industry Invoice (CII) D16B mit der deutschen CIUS (Core Invoice Usage Specification).
Required fields
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) kombiniert ein lesbares PDF mit eingebettetem XML. Der Empfänger kann das PDF visuell lesen oder das XML automatisch verarbeiten. Frankreich hat ein ähnliches Format namens Factur-X übernommen, die beiden sind seit ZUGFeRD 2.x kompatibel.
Profiles
Beim Eingang erkennt Arver automatisch das Format (XRechnung am Namespace, ZUGFeRD am eingebetteten XML im PDF) und parst die strukturierten Daten. Die Metadaten erscheinen in Ihrem Compliance-Dashboard — Rechnungsnummer, Datum, Verkäufer, Bruttobetrag, USt — ohne dass Sie die Datei öffnen müssen. Das Originalbyte (XML oder Hybrid-PDF) wird mit gespeichert, gehasht und audit-getrackt.
Revisionssicherheit 101
Revisionssicherheit bezeichnet die Eigenschaft, dass Belege und Aufzeichnungen nach Ablauf des Geschäftsvorfalls nicht mehr verändert werden können — weder absichtlich noch versehentlich. Die Grundlage bildet § 147 AO (Abgabenordnung) in Verbindung mit den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD).
Nach § 147 Abs. 3 AO und § 257 HGB müssen folgende Unterlagen revisionssicher aufbewahrt werden:
Handelsbriefe und sonstige Korrespondenz müssen 6 Jahre aufbewahrt werden (§ 257 Abs. 4 HGB). Alle Fristen beginnen mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht wurde.
Die GoBD definieren in Verbindung mit der TR-RESISCAN des BSI fünf technische Kernanforderungen:
Arver erfüllt alle fünf Anforderungen technisch. Die organisatorische Verantwortung — etwa die korrekte Prozessbeschreibung — bleibt beim Unternehmen.
Vergleich
Direkter Vergleich der drei Ansätze für revisionssichere Archivierung.
| Eigenschaft | Arver | Papier | Klassisch |
|---|---|---|---|
| Architektur | Cloud-native, PostgreSQL, EU-Hosting in Zürich | Ablageordner im Büro, oft ungeordnet | File-Server mit Active Directory, häufig ohne Versionierung |
| Speicherung | Write-once (O_EXCL), SHA-256 pro Dokument, verketteter Audit-Trail | Physische Sicherheit, aber keine Manipulationserkennung | Änderbar durch jeden mit Zugriff — keine Integritätsprüfung |
| E-Rechnungs-Eingang | Eigene E-Mail-Inbox · XRechnung/ZUGFeRD/PDF automatisch erkannt | Manuell scannen und ablegen | Manueller Upload, oft ohne OCR |
| Aufbewahrungsfristen | Automatisch pro Dokument verwaltet | Manuelle Ablage, oft ohne Fristen-Tracking | Manuell, häufig fehlerhaft |
| Verfahrensdokumentation | Automatisch generiert auf Basis Ihrer tatsächlichen Nutzung | Manuell per Word-Vorlage, oft veraltet | Vorlage, selten an tatsächliche Nutzung angepasst |
| Audit-Export | Ein-Klick: ZIP mit Originalen + index.csv + audit_log.json | Aktenordner dem Prüfer übergeben | Manuelles Zusammensuchen von Dateien |
| Preis | Ab 19 €/Monat (Solo-Plan) | Drucker, Papier, Aktenordner, Lagerfläche | ab 125 € (klassische DMS-Suiten) |
FAQ
Die häufigsten Fragen deutscher Unternehmen zur GoBD, § 147 AO und unserer Lösung — ausführlich beantwortet.
