Arver satisfait les cinq exigences GoBD techniquement : immuabilité, complétude, intégrité (SHA-256), lisibilité machine et documentation procédurale automatique — selon §147 AO, HGB et l'amendement BMF GoBD de juillet 2025. Ingestion e-factures pour XRechnung et ZUGFeRD incluse. Hébergé à Zurich, Suisse.
Les cinq exigences GoBD — immuabilité, complétude, intégrité, lisibilité machine, documentation procédurale — sont mises en œuvre techniquement.
Les fichiers XRechnung et ZUGFeRD entrants sont auto-détectés, analysés structurellement et stockés à valeur probante avec l'octet original.
Un clic génère un ZIP avec les originaux, index.csv (DATEV), audit_log.json et la documentation procédurale actuelle pour le contrôleur.
Histoire
Les Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) ont évolué sur deux décennies. L'amendement BMF de juillet 2025 a explicitement abordé les e-factures (XRechnung et ZUGFeRD) et leurs obligations de conservation.
Le BMF publie les principes originaux pour l'archivage électronique conforme. Établit le cadre toujours en vigueur aujourd'hui : immuabilité, complétude, intégrité, lisibilité machine et documentation procédurale.
Clarifie les règles de stockage électronique. Autorise explicitement le stockage cloud sous certaines conditions, exige que le prestataire de stockage soit situé dans l'UE/EEE ou dans un pays avec une protection des données adéquate.
Traite de la numérisation mobile, des normes internationales et clarifie le rôle de la documentation procédurale. Établit la base pour la réception future des e-factures.
Traite explicitement des e-factures : les entreprises doivent être capables de recevoir XRechnung et ZUGFeRD, et celles-ci doivent être stockées à valeur probante. Confirme que les cinq exigences GoBD existantes s'appliquent intégralement aux e-factures. Établit des périodes de transition pour les obligations de e-facturation B2B.
Les États membres de l'UE exigent progressivement la e-facturation B2B selon la directive UE sur la e-facture (2014/55/UE, EN 16931). L'Allemagne exige la XRechnung pour le B2G (autorités fédérales) depuis 2020 et étend l'obligation au B2B à partir de 2025.
En détail
Les GoBD définissent cinq exigences techniques fondamentales avec le TR-RESISCAN (directive technique du BSI). Arver satisfait les cinq. Les contrôleurs vérifient chacune lors d'un Betriebsprüfung — voici ce qu'ils cherchent et comment Arver y répond.
Principle
Les originaux ne doivent pas changer après ingestion dans l'archive.
How Arver implements it
Arver stocke chaque document avec O_EXCL (write-once) au niveau de la couche de stockage. Le fichier est créé et jamais modifié ni supprimé — ni par les utilisateurs, ni par les administrateurs, ni par le système lui-même. La seule façon de « modifier » un document est de téléverser une version corrigée, ce qui crée un nouvel enregistrement avec son propre hachage et son entrée d'audit.
What auditors check
Les contrôleurs essaieront de modifier un document ou vérifieront la couche de stockage sous-jacente. Avec le stockage write-once, toute tentative de modification échoue. Le journal d'audit enregistre chaque accès, donc une modification non autorisée serait visible.
Principle
Tous les enregistrements doivent être capturés. Aucune entrée ne doit manquer.
How Arver implements it
Arver propose trois chemins d'ingestion qui couvrent ensemble toutes les sources de documents : (1) boîte de réception e-factures (rechnung@votre-cabinet.arver.fr) pour les e-factures entrantes, (2) glisser-déposer pour les scans papier et autres PDF, (3) capture automatique des pièces jointes e-mail. Le tableau de bord de conformité fait remonter les lacunes — par exemple, si aucun document n'a été ingesté pendant une semaine, le tableau de bord affiche un avertissement.
What auditors check
Les contrôleurs recoupent votre archive avec des sources externes : relevés bancaires (pour confirmer que tous les paiements ont des reçus), journaux de caisse (TSE), journaux de courrier entrant. Ils recherchent les périodes manquantes ou les lacunes inhabituelles.
Principle
Chaque document doit être identifiable de manière unique et toute altération doit être détectable.
How Arver implements it
Arver calcule un hachage SHA-256 de chaque document à l'ingestion et le stocke avec le document. Les entrées du journal d'audit sont chaînées : chaque entrée contient le hachage de l'entrée précédente (prev_hash). La modification d'un seul document ou d'une seule entrée d'audit brise la chaîne, et le processus de vérification le détecte immédiatement.
What auditors check
Les contrôleurs exécutent une vérification de hachage : ils recalculent le SHA-256 des documents sélectionnés et le comparent au hachage stocké. Ils vérifient la chaîne d'audit en recalculant tous les hachages. Toute non-concordance indique une altération.
Principle
Les données stockées doivent être lisibles par machine et traitables par un logiciel fiscal.
How Arver implements it
Arver exporte tout le contenu de l'archive sous forme : (1) un CSV compatible DATEV avec numéro de document, date, montant brut, taux de TVA et hachage SHA-256, (2) un manifeste JSON de chaque document, (3) un audit_log.json lisible par machine avec les hachages chaînés, (4) un audit_chain_verification.json avec le résultat de la vérification de la chaîne. Le ZIP d'export est prêt pour le traitement direct par DATEV, BMD, Agenda ou tout autre logiciel fiscal.
What auditors check
Les contrôleurs peuvent demander des données sous forme lisible par machine pour effectuer leurs propres analyses. Ils vérifient que l'export peut être ouvert dans des outils standard et que la structure des données est cohérente.
Principle
Vous devez documenter votre processus d'archivage réel.
How Arver implements it
Arver génère automatiquement la documentation procédurale (Verfahrensdokumentation) à partir de l'activité réelle dans votre archive : quels utilisateurs ont téléversé quoi, quelles intégrations sont actives, quelles durées de conservation s'appliquent à quels documents. Vous ajoutez votre propre narration (description de processus, responsabilités, exceptions) et faites valider par votre expert-comptable.
What auditors check
C'est la lacune la plus souvent signalée dans les Betriebsprüfungen. Les contrôleurs veulent voir une description actuelle et précise de votre processus réel — pas un modèle d'un éditeur de logiciel. Les modèles génériques qui n'ont pas été adaptés à votre utilisation réelle sont systématiquement rejetés.
Conservation
Les durées de conservation sont fixées par §147 AO et §257 HGB. Certains documents sont conservés 10 ans, d'autres 6 ans. Le décompte commence toujours à la fin de l'année civile de la dernière écriture — donc un document du 15 mars 2024 doit être conservé au moins jusqu'au 31 décembre 2034.
| Type de document | Conservation | Base légale | Exemples |
|---|---|---|---|
| Factures entrantes (e-facture) | 10 ans | §147 Abs. 3 AO, §257 Abs. 4 HGB | XRechnung, ZUGFeRD, PDF |
| Factures sortantes | 10 ans | §147 Abs. 3 AO, §257 Abs. 4 HGB | Vos propres factures, avoirs, annulations |
| Tickets de caisse | 10 ans | §147 Abs. 3 AO | Reçus signés TSE |
| Relevés bancaires | 10 ans | §147 Abs. 3 AO | Relevés mensuels, confirmations de compte |
| Pièces comptables | 10 ans | §147 Abs. 3 AO, §257 Abs. 4 HGB | Journal, grand livre, sous-ledgers |
| Bulletins de paie | 10 ans | §147 Abs. 3 AO, §41 EStG | Registre de paie, fiches de paie, déclarations Lohnsteuer |
| Contrats | 10 ans | §257 Abs. 4 HGB | Baux, contrats fournisseurs, contrats de travail |
| États financiers annuels | 10 ans | §257 Abs. 4 HGB | Bilan, P&L, annexe |
| Inventaires | 10 ans | §257 Abs. 4 HGB | Inventaire physique annuel, listes de stock |
| Documentation procédurale | 10 ans | GoBD (BMF 2019) | Description du processus de votre archivage |
| Lettres commerciales | 6 ans | §257 Abs. 4 HGB | Devis, confirmations de commande, correspondance générale |
| Documents d'expédition | 6 ans | §257 Abs. 4 HGB | Bons de livraison, documents de transport |
Formats
L'Allemagne dispose de deux formats standards d'e-facture. Tous deux reposent sur la norme européenne EN 16931. Arver prend en charge les deux nativement.
La XRechnung est le format officiel allemand d'e-facture pour les factures business-to-government (B2G) depuis 2018 et pour les factures business-to-business (B2B) depuis 2025. C'est un document XML pur basé sur la UN/CEFACT Cross-Industry Invoice (CII) D16B avec la CIUS allemande (Core Invoice Usage Specification).
Required fields
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) combine un PDF lisible par un humain avec un XML embarqué. Le destinataire peut lire le PDF visuellement ou traiter le XML automatiquement. La France a adopté un format similaire appelé Factur-X, et les deux sont désormais compatibles (ZUGFeRD 2.x = Factur-X).
Profiles
À l'ingestion, Arver détecte automatiquement le format (XRechnung par espace de noms, ZUGFeRD par XML embarqué dans le PDF) et analyse les données structurées. Les métadonnées apparaissent dans votre tableau de bord de conformité — numéro de facture, date, vendeur, montant brut, TVA — sans avoir à ouvrir le fichier. L'octet original (XML ou PDF hybride) est stocké à côté, verrouillé par hachage et tracé dans l'audit.
Probant 101
La valeur probante est la propriété selon laquelle les enregistrements et documents ne peuvent plus être modifiés après la fin de la transaction commerciale — ni intentionnellement ni accidentellement. La base légale est §147 AO (Abgabenordnung) avec les Principes pour la gestion et la conservation correctes des livres, enregistrements et documents sous forme électronique (GoBD).
Selon §147 (3) AO et §257 HGB, les documents suivants doivent être stockés à valeur probante :
Les lettres commerciales et autres correspondances doivent être conservées 6 ans (§257 (4) HGB). Toutes les durées de conservation commencent à la fin de l'année civile de la dernière écriture.
Les GoBD définissent, avec le TR-RESISCAN du BSI, cinq exigences techniques fondamentales :
Arver satisfait les cinq exigences techniquement. La responsabilité organisationnelle — y compris la description correcte du processus — reste celle de l'entreprise.
Comparaison
Comparaison directe des trois approches d'archivage à valeur probante.
| Aspect | Arver | Papier | GED classique |
|---|---|---|---|
| Architecture | Cloud-native, PostgreSQL, hébergement UE à Zurich | Classeurs au bureau, souvent désorganisés | Serveur de fichiers avec Active Directory, souvent sans versioning |
| Stockage | Write-once (O_EXCL), SHA-256 par document, piste d'audit chaînée | Sécurité physique, mais sans détection d'altération | Éditable par toute personne ayant accès — pas de contrôle d'intégrité |
| Ingestion e-factures | Boîte de réception personnelle · XRechnung / ZUGFeRD / PDF auto-détectés | Scan et classement manuels | Upload manuel, souvent sans OCR |
| Durées de conservation | 10 ans automatique, documentées par document | Classement manuel, souvent sans suivi d'expiration | Manuel, souvent erroné |
| Documentation procédurale | Auto-générée à partir de votre utilisation réelle | Modèle Word manuel, souvent obsolète | Modèle générique, rarement adapté |
| Export pour contrôle fiscal | Un clic : ZIP avec originaux + index.csv + audit_log.json | Remettre le classeur au contrôleur | Rassemblement manuel des fichiers pour le contrôleur |
| Prix | À partir de 19 € / mois (plan Solo) | Imprimante, papier, classeurs, espace de stockage | À partir de 125 € (ecoDMS) ou plus (DocuWare) |
FAQ
Les questions les plus fréquentes des entreprises allemandes sur GoBD, §147 AO et notre solution — répondues en profondeur.
